30.05.2007, 00:00

Ako dlho musíte skladovať mzdovú agendu

Mzdovú agendu musia firmy archivovať minimálne po lehotu potrebnú pre všetky činnosti s ňou vykonávané. Mzdovú agendu tvoria písomnosti o evidencii, výpočte, zdaňovaní miezd a realizácii zákonných a ostatných zrážok zo mzdy.
Všetky tieto doklady majú charakter účtovných dokladov, preto sa na ne vzťahujú ustanovenia o uchovávaní a ochrane účtovnej dokumentácie zákona o účtovníctve. Musia byť pre ne stanovené lehoty úschovy v registratúrnom pláne tak, aby neboli porušené ustanovenia zákona o účtovníctve (v prípade archivácie dokladov minimálne päť rokov). Pre dokumentáciu platí povinnosť zabezpečiť jej ochranu proti strate, zničeniu alebo poškodeniu. Tiež treba dodržiavať a uplatňovať pri nakladaní s dokumentáciou všeobecné predpisy o archívnictve. Pred skončením podnikateľskej činnosti musíte zabezpečiť uchovanie tejto dokumentácie. Z hľadiska dokladovania identifikačných údajov zamestnanca, výpočtu a zdaňovania mzdy na dôchodkové zabezpečenie je najdôležitejší ročný mzdový list. Zákon o účtovníctve ani iné predpisy neurčujú povinnú lehotu úschovy mzdových listov, je potrebné určiť ju v registratúrnom pláne. Podľa predchádzajúceho zákona o účtovníctve sa museli mzdové listy archivovať desať rokov a údaje z nich na dôchodkové zabezpečenie dvadsať rokov po roku, ktorého sa týkali. Je nevyhnutné, aby sa aj v súčasnosti stanovila lehota úschovy mzdových listov aspoň na minimálne dvadsať rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Lehotu úschovy dokladov potrebných na správne určenie vymeriavacieho základu a výšky preddavkov na poistné a poistné na zdravotné poistenie a poistné na nemocenské, dôchodkové poistenie, a poistenie v nezamestnanosti je možné odvodiť od práva predpísať alebo vymáhať poistné.
Čo tvorí mzdovú agendu
-- výplatná listina
-- mzdový list
-- evidenčný list dôchodkového poistenia
-- povinné výkazy o výške preddavkov na poistné pre jednotlivé zdravotné poisťovne a výške poistného a príspevkov pre Sociálnu poisťovňu
-- výkazy o zrazených preddavkoch na daň z príjmov fyzickej osoby a hlásenie o vyúčtovaní dane
-- rôzne potvrdenia o mzde