Ide o daňovo uznané výdavky, ktoré si môže do daňových nákladov zaúčtovať aj živnostník (pri stravnom a základnej náhrade za každý kilometer vo výške, o ktorej hovorí zákon).
PRACOVNÁ CESTA NA SLOVENSKU
Výdavky, ktoré treba zdokladovať:
* Cestovné výdavky (napríklad na autobus alebo vlak).
* Náhrada za spotrebované pohonné látky a základná náhrada za každý kilometer jazdy -- ak sa pri pracovnej ceste použije na základe písomnej dohody zamestnanca a zamestnávateľa cestné motorové vozidlo (okrem motorového vozidla zamestnávateľa). Je dobré, aby zamestnávateľ vyžadoval pri ceste iným autom aj havarijné poistenie auta.
* Ubytovanie
* Vedľajšie výdavky -- ide o výdavky za parkovanie, telefón, fax a podobne, ktoré musel zamestnanec vynaložiť, aby splnil účel cesty.
Zamestnanec v správe o pracovnej ceste uvedie, že použil fax z pošty alebo iný telefón, aby nebol žiadny spor o tom, na čo sa tie výdavky vynaložili. Musí si odkladať všetky doklady a potvrdenia.
* Náhrada za cesty na návštevu rodiny -- nárok na náhradu vzniká vtedy, ak podľa určených podmienok pracovná cesta trvá viac ako sedem za sebou nasledujúcich kalendárnych dní, pričom zamestnanec má nárok na návštevu každý týždeň, ak nie je dohodnutá táto náhrada za dlhší čas (v písomnej dohode so zamestnancom, v pracovnej zmluve so zamestnancom, v kolektívnej zmluve), najdlhšie však za jeden mesiac. Podmienka sedem dní je na posúdenie vzniku nároku. V praxi to znamená, že zamestnanec nemusí byť najprv sedem dní na ceste a až potom môže navštíviť rodinu. K reálnemu plneniu môže dôjsť aj napríklad po troch dňoch. Ak je vyslaný na pracovnú cestu v stredu, ktorá trvá do piatka nasledujúceho týždňa, cez víkend môže navštíviť rodinu. Návštevou rodiny sa pracovná cesta preruší, zamestnancovi vznikne nárok len na cestovný výdavok. V podmienkach cesty by to malo byť určené vopred.
Ďalšie náhrady:
* Stravné -- za každý kalendárny deň pracovnej cesty v závislosti od času trvania cesty v kalendárnom dni. Čas trvania pracovnej cesty je rozdelený na tri časové pásma: 5 až 12 hodín, nad 12 až 18 hodín, nad 18 hodín.
Pri poskytovaní náhrady za stravné ďalej platí:
-- Ak pracovná cesta trvá menej ako päť hodín a zamestnanec sa nemôže stravovať zvyčajným spôsobom, zamestnávateľ mu môže poskytnúť stravné až do sumy stravného pre časové pásmo 5 až 12 hodín.
-- Ak zamestnanec, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania (napríklad obchodný zástupca, daňový poradca), vykoná počas kalendárneho dňa viac pracovných ciest, z ktorých každá trvá menej ako päť hodín, a celkový súčet trvania ciest je päť hodín a viac, zamestnancovi patrí stravné za celkový čas trvania týchto ciest.
-- Ak zamestnanec, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, vykoná počas dvoch kalendárnych dní pracovnú cestu, ktorá trvá v každom kalendárnom dni menej ako päť hodín a celkovo trvá najmenej päť hodín, patrí zamestnancovi stravné za celkový čas trvania týchto ciest.
-- Ak zamestnancovi vyplýva častá zmena pracoviska z osobitnej povahy povolania, v pracovnej zmluve je možné dohodnúť odlišné podmienky na poskytovanie stravného, ako aj nižšie sumy stravného, najviac však o 25 percent z ustanovenej sumy stravného.
-- Ako sa kráti výška stravného: za bezplatne poskytnuté raňajky o 25 percent, za bezplatne poskytnutý obed o 40 percent, za bezplatne poskytnutú večeru o 35 percent zo sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hodín alebo z najvyššej dohodnutej sumy pre zamestnanca, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy zamestnania.
ZAHRANIČNÁ PRACOVNÁ CESTA
* Poistenie liečebných nákladov v zahraničí
* Náhrada výdavkov za povinné očkovanie a odporúčané očkovania Svetovou zdravotníckou organizáciou alebo Úradom verejného zdravotníctva.
* Stravné: pri zahraničnej pracovnej ceste zamestnancovi patrí za každý kalendárny deň zahraničnej pracovnej cesty stravné v cudzej mene. Čas trvania zahraničnej cesty mimo územia Slovenska je rozdelený do týchto časových pásiem: do 6 hodín -- zamestnancovi patrí stravné vo výške 25 percent zo základnej sadzby stravného, nad 6 až 12 hodín -- zamestnancovi patrí stravné vo výške 50 percent zo základnej sadzby stravného, nad 12 hodín -- zamestnancovi patrí stravné v sume základnej sadzby stravného.
-- Ako sa kráti výška stravného: za bezplatne poskytnuté raňajky o 25 percent, za bezplatne poskytnutý obed o 40 percent, za bezplatne poskytnutú večeru o 35 percent zo sumy stravného pre časové pásmo nad 12 hodín alebo z najvyššej dohodnutej sumy pre zamestnanca, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy zamestnania.
* Cestovné výdavky
* Ubytovacie výdavky
* Vedľajšie výdavky
* Vreckové: minimálny nárok je 5 %, zákon hovorí maximálne o 40 %. Zamestnávateľ môže určiť aj vyššie vreckové (v pracovnej zmluve, internej smernici, kolektívnej zmluve, ktorá by mala byť dostupná zamestnancom na verejnej tabuli, v intranete a podobne).
* Náhrada výdavkov za pohonné látky: zamestnancovi patrí náhrada za spotrebované pohonné látky v cudzej mene za kilometre prejazdené v zahraničí nad 350 kilometrov (ak sa zamestnávateľ písomne nedohodne so zamestnancom na dlhšej vzdialenosti).
* Náhrada výdavkov za cesty na návštevu rodiny: ak sa zamestnanec so zamestnávateľom písomne dohodne na návšteve rodiny zamestnanca v mieste jej pobytu alebo v dohodnutom mieste pobytu rodiny na území Slovenska.
Pozn.: Pri zahraničných pracovných cestách sa náhrady poskytujú odlišným spôsobom oproti tuzemskej pracovnej ceste alebo sa pri tuzemskej pracovnej ceste neposkytujú.