Pri stretnutí s obchodným partnerom si treba uvedomiť, že posudzovanie človeka nezávisí iba od jeho vonkajšieho vzhľadu: hlas a spôsob výslovnosti sú dôležité nielen v telefóne, ale aj v osobnom rozhovore. Každý by si mal byť vedomý sily svojho hlasu a snažiť sa správne vyslovovať.
Sila hlasu je nástroj
Mnohí ľudia hovoria príliš rýchlo, najmä vtedy, ak sú rozčúlení. Len málokto má odvahu urobiť prestávku v reči. Pritom takéto prerušenie "vodopádu" slov na jednu až päť sekúnd môže byť niekedy veľmi užitočné. Napríklad prestávkou môžete položiť dôraz, aby ste vyzdvihli niečo dôležité. Dáva vám príležitosť premýšľať a napokon - pomáha vyhýbať sa nepríjemným pazvukom, ako "eh", "mmm" a podobne. Nemusíte sa báť robiť prestávky, ak s vaším obchodným partnerom udržiavate aktívny zrakový kontakt. Vtedy totiž nevzniká dojem, že ste azda stratili niť myšlienky alebo rozhovoru.
Silu svojho hlasu používajte ako nástroj. Nasadzujte ju cielene, aby ste ňou vysielali signály. Ak napríklad silu hlasu znížite, automaticky vyvoláte viac pozornosti partnera. Nehovorte však potichu po celý čas. Partner sa môže domnievať, že nie ste si istý v tom, čo hovoríte. Ak hovoríte príliš hlasno, pôsobí to agresívne. V lepšom prípade rozptýlite pozornosť obchodného partnera (zameria sa na váš prejav a nie na obsah toho, čo hovoríte), v tom najhoršom - stratíte jeho sympatie. Umenie hovoriť teda spočíva v tom, aby ste dokázali zvoliť správnu mieru na správnom mieste.
Dôležitým činiteľom, ktorý môže prispieť k úspechu rozhovoru, patrí - popri tempe a sile hlasu - aj zreteľná výslovnosť. Nie je nič nepríjemnejšie, ako počúvať niekoho, kto nehovorí zreteľne, hundre alebo šušle. Vyvoláva tým v partnerovi pocit, že veciam, ktoré robí, prípadne prezentuje, venuje rovnako málo pozornosti, ako svojej výslovnosti.
Kto sa pýta, vedie
Pri obchodnom rokovaní je dôležité vedieť, ako a kedy - pri zachovaní zdvorilosti - klásť otázky. Z praxe je známe, že kto sa pýta, vedie o "hlavu" a kto sa nepýta, zostáva neinformovaný. Kto to pochopil, tomu sa využívaním techniky kladenia otázok otvárajú netušené perspektívy. Je to vlastne umenie nechať partnera hovoriť a predsa viesť rozhovor želaným smerom. Často sa tak dá dozvedieť aj viac, než by partner chcel povedať. Aký spôsob kladenia otázok by ste teda mohli využívať?
Uzavreté otázky. Stavajú vášho partnera pred voľbu, napríklad "je pravda, že môžete rozhodovať o situácii...?" Odpoveď môže v zásade znieť iba "áno" alebo "nie". Takéto otázky nie sú vhodné, ak chcete odhaliť hlbšie pozadie, motiváciu a podobne. Naopak, hodia sa, ak by ste chceli viac objasniť či zdôrazniť dôležité body rozhovoru, alebo dospieť k záveru. Na druhej strane: ak položíte priveľa uzavretých otázok za sebou, mohol by sa partner cítiť zaskočený a ukončiť rozhovor.
Rozhodovacie otázky. Patria do kategórie uzavretých. Pretože na ne v zásade možno odpovedať iba "áno" alebo "nie", mali by pýtajúcemu sa sprostredkovať informáciu čo možno krátko a stručne. Napríklad: "Už ste sa rozhodli...?" "Máme vám poslať podklady...?"
Ako dávať otázky
Alternatívne otázky - udávajú partnerovi smer. Musí sa rozhodnúť pre jedno alebo druhé. Má možnosť voľby: "Vyhovuje vám termín v pondelok alebo v stredu...?" "Budete platiť v hotovosti alebo šekom...?" Najčastejšie nachádzajú uplatnenie na konci obchodného rokovania.
Otvorené otázky, ako napríklad "načo, prečo, kto, ako, kde, kedy, koľko...", sú vhodné najmä na začiatku rozhovoru, aby ste mohli nazbierať informácie o pozadí témy a potom o nej začať úspešne rokovať. Ak sa obchodného partnera spýtate, ako si predstavuje spoluprácu s vami, nemá možnosť vyhnúť sa odpovedi jednoduchým "áno" alebo "nie". Musí vám poskytnúť informácie. Ale pozor! Najmä s otázkami "prečo?" by ste mali zaobchádzať opatrne, pretože v istých okolnostiach v nich môže zaznieť skrytá výčitka. Napríklad v otázke "Prečo ste takto konali?" Lepšie je spýtať sa alternatívne "Aký úmysel ste mali...?".
Sugestívne otázky slúžia vlastne na manipuláciu. Podsúvajú odpoveď a naznačujú partnerovi, v akom smere by mal odpovedať. Keď sa teda opýtate "Vy predsa tiež máte záujem na zvýšení odbytu?" je v otázke už veľmi zreteľne obsiahnutá aj odpoveď. Veď kto by už na tomto mieste vážne odpovedal nie?
Protiotázky - slúžia zväčša na to, aby ste získali čas na premyslenie si a zodpovedanie otázky a tiež na pribrzdenie tempa rozhovoru, ak sa stane príliš dynamickým. Výborne sa tiež hodia na ubezpečenie sa, že partner hovorí k veci, alebo na objasnenie pojmov, definícií a stanovísk. Napríklad "Rozumel som vás správne...?"
Po skončení rozhovoru zanechajte svoje miesto tak, ako ste ho našli - čisté a upratané. Ani pri rozlúčke nebuďte príliš uvoľnení. Pridržiavajte sa priateľského "dovidenia". Niekedy je vhodné poďakovať sa za stretnutie aj písomne.