Prichádzať s novými nápadmi je pre ľudí vo firmách niekedy ťažké. Nadriadení ich môžu vnímať ako ohrozenie svojej pozície zo strany spolupracovníkov a raziť pravidlo, že najlepšie idei sa rodia iba v ich hlavách. Pritom inovácie nesmú byť chápané ako komplikácie a firma by mala dať ľuďom možnosť na prezentáciu nápadov a priebežne ich na to motivovať.
O prezentácii musia najprv vedieť
Štandardne sa s presadzovaním noviniek začína u priameho nadriadeného. Riaditeľ stratégie a plánovania spoločnosti LMC Peter Král jednoznačne odporúča, aby ho iniciatívny zamestnanec neobchádzal. Takéto správanie by z dlhodobého hľadiska nebolo efektívne. Ak sa tak stane, je to už otázka nastavenej štruktúry vo firme, teda stavu, ako sú jednotlivé posty definované a či sú na nich aj správni ľudia. Napríklad v Slovak Telekom zaviedli podľa viceprezidentky pre ľudské zdroje Anny Hudákovej aplikáciu Idea Manažment, ktorá pomocou jednoduchého formulára zbiera nápady od iniciatívnych zamestnancov. Posudzované sú nezávislou komisiou a podľa prínosu odmeňované.
Ideálne je presadzovať nápady v malých tímoch zložených z niekoľkých odborníkov. Takáto jednotka je veľmi pružná, efektívna, demokratická pri prijímaní nápadov.
Prezentácia nápadu je vždy určená konkrétnym ľuďom, preto je vhodné ich pozvať, či už ústne alebo písomne. Najlepšie je, ak spojíte obidve formy. Pozvanie na prezentáciu medzi štyrmi očami dokážu daní poslucháči oceniť, pretože ide o osobný prístup. Pozvánky zasa obsahujú všetky dôležité informácie. Vhodné je použiť ich aj v prípade, že sa s dotyčnými osobami nemôžete stretnúť osobne. Môžete ich poslať aj elektronickou formou, ale v tom prípade riskujete, že ju prijímateľ bude považovať za ďalšiu z nechcených reklám, ktorými má e-mailovú schránku nepretržite zahlcovanú a jednoducho ju vymaže.
Poznajte cieľovú skupinu
V rámci firemnej komunikácie a kontaktov by ste svojich priamych nadriadených a vedenie spoločnosti mali poznať. Určite viete, ako reagujú počas bežných porád a mítingov. Aspoň dvoch - troch ľudí z vedenia spoločnosti si počas prezentácie vyberte ako takzvanú kontrolku, s ktorou budete udržiavať očný kontakt. Z ich pohľadov vytušíte, či vám rozumejú. A či ich vôbec zaujíma to, o čom hovoríte. Predovšetkým by mali stíhať tempo vašej reči. Veľmi zle na nich bude vplývať, ak svoj zrak "zapichnete" niekam do neznáma. Muži sa smú dámam pozerať iba do očí. Vaše pohľady niekam inam si poslucháči okamžite všimnú a vy príslušnú dámu uvediete do rozpakov.
Dôležitú úlohu v tomto prípade hrá aj počet ľudí, ktorým chcete svoj nápad predstaviť. Ak o ňom hovoríte iba jednému človeku, teda napríklad vedúcemu vášho oddelenia, mali by ste poznať jeho záujmy, postavenie vo firme a jeho právomoci. V rámci techniky stačí iba obrazovka multimediálneho počítača. Môžete si dovoliť byť menej formálny a dotyčný vám určite odpustí aj drobné "zakopnutia". V prípade dvoch ľudí rozprúďte diskusiu tým, že budete motivovať na otázky. Vystačíte si s dvoma monitormi, ale výhoda je, ak máte k dispozícii projekciu na plátno. Desať až pätnásť ľudí si už vyžaduje videoprojektor a premietacie plátno. Samozrejme, aj vhodné reproduktory. V tomto prípade si už od poslucháčov musíte udržiavať odstup. Dokonca už ani tá najmenšia chyba nie je prípustná. Vhodne sa oblečte a nezabudnite na to, že otázky a diskusia prichádzajú až na záver. Vôbec nestratíte kredit, ak na niektorú z otázok neviete odpovedať. Nik nie je dokonalý.
Len projektor vás nezachráni
Ak stojíte pred publikom a prednášate pripravený text a váš výstup kombinujete s projekciou snímok, hovoríme o takzvanej vedenej prezentácii. Ide o najčastejší a štandardný spôsob. Farebné ladenie snímok, grafika, veľkosť písma, formát korešpondujúci s obsahom - to sú faktory, na ktoré nesmiete v nijakom prípade zabudnúť.
Dôležitý je tiež kontrast textu s pozadím. Pri projekcii na plátno by ste si mali zvoliť jednofarebné tmavé pozadie a svetlý text. Opačná kombinácia spôsobí, že text sa bude javiť rozmazaný. Ostro osvetlené pozadie v šere miestnosti všetkých oslepí. Pri písme kombinujte tmavý text na svetlom pozadí so svetlým textom na tmavom pozadí. Najúčinnejšie a najčitateľnejšie sú nadpisy a titulky vo veľkosti približne 40 bodov. Snímky musia mať rovnaký dizajn, množstvo efektov pôsobí rušivo a brzdí dynamiku. Spomínané pravidlo môžete porušiť iba v prípade, že ide o snímku, ktorá obsahuje zvlášť dôležitú informáciu, rovnako aj pri sérii snímok v rámci jednej ucelenej kapitoly.
Asistenta na ovládanie techniky si zabezpečte, ak sa chystáte na prezentáciu pred viac ako tridsiatimi ľuďmi. Miestnosť musí byť ozvučená profesionálnou technikou a kvalitne osvetlená. Rovnako aj v tomto prípade platí, že otázky a diskusia majú priestor až na záver. Diskusiu tiež časovo obmedzte.
Sila kvalitnej prezentácie
Jednou z ideálnych foriem prezentácie je podľa Petra Krála pravidlo od Guy Kawasakiho nazvané 10/20/30. Mala by mať desať bodov, trvať dvadsať minút a veľkosť písma by mala byť 30 bodov. Do prezentácie sa tak dostanú tie najdôležitejšie veci s výpovednou hodnotou a s vysokým efektom na publikum. Pomôže to nielen tomu, kto chce presadiť nové myšlienky, ale aj publiku, aby rýchlo pochopilo a zapamätalo si podstatu veci. Za najpresvedčivejší argument sú považované čísla. Diskusia by teda nemala byť o pocitoch ľudí, ale o faktoch. Prezentácia musí mať dynamiku prijateľnú pre obe strany.
Veľa tiež napovedia motívy navrhovateľa nápadu, vďaka ktorým vyberá argumentáciu pri obhajobe svojho projektu. Kvalitných nápadov a riešení môžete mať, koľko chcete. Ak sa na ich zverejnenie dôsledne nepripravíte a nepremyslíte si každý detail, úsilie vynaložíte úplne zbytočne.
Najviac vnímame zrakom
Poznáte príslovie - radšej raz vidieť ako stokrát počuť? Platí to aj v prípade prezentácie, pretože až 75 percent informácií získavame zrakom. Nasleduje sluch (11 percent) a hmat (7 percent). Žiadaný efekt preto dosiahnete vtedy, ak ku grafom a obrázkom pridáte text a napokon ich opíšete. Obrázky ukážu práve to, čo nie je možné opísať slovami. Musia však súvisieť s danou témou.
Napriek tomu, že videoprezentáciou dobre demonštrujete projekt, skúsení prednášajúci vedia, že takýto spôsob utlmuje pozornosť a diváka uspáva. Rušivo pôsobia aj zvukové efekty. Ľudia naviac v návale množstva informácií zabúdajú. A s istým časovým odstupom si iba veľmi ťažko môžu spomenúť na detaily vášho projektu. Kompletnú prezentáciu preto rozdajte v tlačených materiáloch alebo na CD-čkach. Tie musia obsahovať kompletný prierez v bodoch, slovník kľúčových a nových pojmov. A nezabudnite na seba zanechať kontakt.
Necvakajte perom a neprešľapujte na mieste
Aj to najprecíznejšie pripravené stretnutiesa minie svojho účinku, ak ho sprevádza tréma. Dobrým pomocníkom býva iba vtedy, ak motivuje na zdokonaľovanie prejavu. K uvoľneniu atmosféry prispieva, ak ju pred publikom priznáte. Ale pozor, ak ide o profesionálnu prezentáciu, znižuje to váš kredit. Rušivo pôsobí, ak prešľapujete z miesta na miesto, pohrávate sa s ukazovadlom, okuliarmi, alebo cvakáte perom. Ak zápasíte počas prednášky s trémou, jednoducho ju predýchajte. Napokon, sedia pred vami presne takí ľudia ako vy. Ak si to uvedomíte, naberiete odvahu. Určite vás povzbudí, ak vám spriaznená duša v publiku súhlasne prikývne a usmeje sa. Klasickým receptom, ako sa postupne zbavovať trémy, sú skúšky prezentácie pred známymi alebo cvične pred zrkadlom. Dokonca samého seba môžete nahrať na video a vychytať chyby.
Prestávky sú rovnako dôležité ako nové a progresívne fakty, ktoré predkladáte. Ak je vaša prezentácia dlhšia, vhodné je naplánovať po každej hodine desať minút oddychu. Prvá prestávka by mala byť krátka, ďalšie by sa mali plynule predlžovať. Jadrom prezentácie je totiž nepôsobiť unavujúco a dbať nielen na jej obsah, ale aj na formu.